Суть метода: электронный почтовый ящик оставался пустым или как можно ближе к пустому. Уменьшив количество непрочитанных или незаконченных писем в папке «Входящие», вы сможете улучшить свою концентрацию, повысить производительность и снизить уровень стресса.
Вам необходимо принять несколько ключевых практик.
- Вы должны стремиться обрабатывать свои электронные письма, как только они приходят и не возвращаться к письму больше одного раза. Как только пришло письмо — вы должны прочитать каждое электронное письмо и определить, какое действие требуется:
- Удалить (заархивировать) — Прочитав сообщение, определите, требует ли оно каких-либо действий или содержит ли оно информацию, на которую вам нужно будет ссылаться. Если нет, удалите его или заархивируйте.
- Делегировать — в этом случае вам следует переслать электронное письмо этому человеку, записать себе действия по контролю (при необходимости), а затем удалить или заархивировать письмо.
- Ответить — Если вы можете ответить на письмо в несколько строк, не тратя больше двух минут, ответьте сразу, а затем удалите или заархивируйте сообщение.
- Отложить — Если ответ требует более нескольких минут или требует работы, отложите ответ до более подходящего времени. Создайте специальную папку для хранения отложенных писем («Действия»), пока до них не дойдут руки.
- Сделать — Если электронное письмо ставит задачу, которую можно выполнить прямо сейчас за 2 минуты, сделайте немедленно и покончите с ней. Затем заархивируйте или удалите сообщение.
- Вы должны использовать папки или метки для классификации ваших электронных писем. Это поможет вам поддерживать чистоту и порядок в папке «Входящие», и вы сможете быстро находить нужные электронные письма, когда они вам понадобятся. Моя структура папок:
- «Действие» — письма, требующие подробного ответа или моих действий.
- «Ожидание» — моих действий не требуется, но не забыть проконтролировать.
- «Идеи» — Письма с полезной/интересной информацией, не требующих действий
- «ПРОЕКТ …» — Переписка по конкретному проекту.
- «Архив 2023» — Для писем, которые я не хочу удалять (на всякий случай), но с которыми ничего делать не надо. Архивы разбиваю по годам.
- Используйте быстрые клавиши/hotkeys
В десктопных почтовых клиентах и веб-интерфейсах всех популярных почтовых сервисов есть возможность совершать действия с клавиатуры без помощи мыши. Это очень сильно ускоряет разбор почты
- Разобрали Inbox — закройте почту и забудьте о почте на несколько часов. Займитесь другой работой. Отключите уведомления о входящих электронных сообщениях. Они отвлекают и вы тратите много времени и концентрации внимания на переключение между контекстами.
Ссылки по теме: